Politique de gouvernance des renseignements personnels
Dans le cadre de l’exercice de notre mission syndicale, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels confidentiels.
Le Syndicat des employé-e-s de métiers d’Hydro-Québec, le SCFP-1500, reconnaît l’importance de la confidentialité et de la sensibilité de ces renseignements, ainsi que la responsabilité qui nous incombe d’en assurer la protection.
Nous prenons la protection de la confidentialité des renseignements personnels très au sérieux et nous nous assurons de mettre en place tous les mécanismes permettant de protéger la vie privée de tous ceux qui contribuent à notre mission. Il faut savoir que le Syndicat est un organisme privé qui est soumis aux obligations relativement à la protection des renseignements personnels et de la vie privée notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé RLRQ c P-39.1 (ci-après LPRPSP) et au Code civil du Québec.
La présente politique dresse les principes et les pratiques que le Syndicat s’engage à respecter dans le traitement des renseignements personnels et s’applique aux salariés qu’il représente, à ses membres, à son comité exécutif provincial, aux conseils régionaux, aux membres des comités de même qu’aux employés embauchés par le Syndicat. Elle s’applique également à toute personne physique ou morale à qui le Syndicat confie des renseignements personnels dans le cadre de l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service.
Par ailleurs, la présente politique s’applique à tous les renseignements que nous recueillons, et ce, quelle qu’en soit la provenance (ex. si l’employeur nous transmet des informations à votre égard, la présente politique trouve application).
Responsabilités du Syndicat
La mission première du Syndicat consiste à défendre et promouvoir les intérêts économiques, sociaux collectifs et individuels de ses membres.
Le Syndicat s’engage à s’acquitter de ses obligations légales relativement à la protection des renseignements personnels tout au long du cycle de vie du renseignement personnel : collecte > utilisation > communication > conservation > destruction
À cet égard, le responsable de la protection de la vie privée désigné par le conseil exécutif provincial est le gardien de la présente politique et doit s’assurer que le Syndicat met en œuvre tous les mécanismes afin de protéger les renseignements personnels qu’il détient y incluant des mesures de sécurité raisonnables contre les risques de fuite.
Renseignements que nous recueillons sur vous
Le Syndicat ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités et veille à ce que les renseignements personnels qu’il recueille soient adéquats, pertinents et utilisés à des fins limitées.
Le tableau suivant détaille les renseignements collectés en fonction du statut par rapport au Syndicat.
| Personnes visées | Renseignements personnels | Fins et utilisations nécessaires |
|---|---|---|
| Membres | L’Employeur transmet électroniquement au Syndicat des renseignements personnels permettant de rejoindre ses membres, à savoir les noms, titre d’emploi, endroit de travail, matricule, adresse personnelle. | Ces renseignements sont nécessaires afin de permettre au Syndicat de vous représenter et défendre vos intérêts. |
| Les membres qui remplissent leur formulaire d’adhésion (carte) du Syndicat fournissent également des renseignements personnels à savoir notamment leur courriel personnel, adresse personnelle et leur numéro de téléphone. | Ces renseignements sont nécessaires pour votre adhésion au Syndicat et afin de permettre au Syndicat de vous représenter et défendre vos intérêts. | |
| Lorsque les membres s’inscrivent à notre liste de diffusion d’infolettre, notre site Web et notre service de messagerie SMS, ils fournissent leur nom, courriel, matricule et numéro de téléphone | Permettre de vous informer des dernières nouvelles syndicales | |
| Employés du Syndicat et membres des comités | Informations bancaires, NAS, adresse postale, numéro de téléphone, courriel personnel, curriculum vitae et toute autre information nécessaire afin de permettre de répondre aux obligations à titre d’employeur. | Produire les relevés fiscaux, payer le salaire. Répondre aux obligations à titre d’employeur. Assurer le service aux membres |
| Officiers et dirigeants syndicaux | Adresse postale, numéro de téléphone, courriel personnel et toute autre information nécessaire afin de permettre de répondre aux obligations de représentation des membres. | Répondre aux obligations de représentation des membres. |
| Autres personnes | Renseignements relativement à la collecte par l’utilisation de notre Site Web (Google Analytics et Facebook). À préciser selon la nature des échanges qu’il y a avec ses personnes | Permets de recueillir des données à des fins statistiques et de l’information sur les champs d’intérêt des internautes qui visitent notre site. Ces informations ne révèlent pas l’identité d’une personne physique (anonymisées) |
Comment le Syndicat recueille-t-il votre consentement à la collecte l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels ?
Avant de collecter des renseignements à votre sujet, le Syndicat s’assure d’obtenir votre consentement. Il est important de noter que dans certaines situations prévues à la LPRPSP l’obtention préalable de votre consentement n’est pas nécessaire. Il s’agit notamment de la communication de renseignements personnels à votre égard concernant votre emploi transmis par l’employeur ou lorsque le Syndicat doit transmettre des informations à ses procureurs[1].
Lorsqu’un consentement est nécessaire, il doit être libre et éclairé et donné à des fins spécifiques. Un consentement est nécessaire pour chacune des fins pour laquelle nous utiliserons des renseignements personnels et pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
Le consentement peut prendre la forme verbale ou écrite. De plus, si vous fournissez volontairement vos renseignements dans un but évident, le Syndicat considéra que votre consentement a été valablement fourni.
[1] Articles 6 et 18 1º et 4º de la LPRPSP, chapitre P-39.1, section 1, application et interprétation.
Dans quelles situations nous partageons ou transférons vos renseignements personnels à des tiers?
Comme mentionné précédemment, nous pouvons partager vos données à nos procureurs ou à des procureurs externes afin d’obtenir des avis juridiques pour protéger vos droits et/ou les droits du Syndicat. Vos renseignements personnels pourraient également être diffusés afin de nous conformer à toute ordonnance d’un tribunal, à une loi ou une procédure judiciaire ou encore à une autorité gouvernementale conformément aux lois applicables. Également, si nous avons des raisons de craindre pour la sécurité d’un membre du Syndicat ou d’un tiers, il pourrait y avoir divulgation de renseignements personnels afin d’assurer la sécurité des personnes visées. En outre, le Syndicat peut transférer des renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services avec qui il collaborera afin de soutenir son activité (exemple : un fournisseur Internet pour la constitution d’une banque de données ou un sondage). Dans ce cas, le tiers fournisseur va s’engager à garder les renseignements personnels confidentiels et ne les utiliser qu’aux fins requises.
Où sont entreposés vos renseignements personnels?
Le Syndicat entrepose vos renseignements personnels au Québec. Advenant que le Syndicat doive entreposer vos renseignements hors Québec, il s’assurera que ceux-ci sont protégés au même titre que s’ils étaient entreposés au Québec et s’assura par contrat que le fournisseur s’engage à assurer la sécurité autant lors du transfert que lors de l’entreposage desdites informations et à respecter les termes de la présente politique. Peu importe où sont entreposés les renseignements personnels, ils demeurent régis par la présente politique.
Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels que pour l’intervalle de temps nécessaire afin de réaliser les fins pour lesquelles nous les avons collectés. Les renseignements seront également conservés le temps requis pour nous conformer à nos obligations légales et fiscales et selon notre calendrier de conservation établis.
Si nécessaire, la LPRPSP permet de conserver des renseignements personnels anonymisés donc qui ne permettent pas l’association à un individu sans devoir en informer les personnes visées.
Quelles sont les mesures de sécurité qui sont mises en place afin d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels?
Le Syndicat a mis en place l’ensemble des mesures de sécurité physiques, organisationnelles ou techniques afin de protéger vos renseignements personnels contre une destruction accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, la perte, le vol de vos données ou toutes autres formes indésirables de traitement de vos données. Nous nous assurons que seules les personnes qui ont besoin de l’information dans le cadre de leur travail ont accès à vos données.
Malgré que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos renseignements personnels, comme toute organisation, nous pouvons être sujets à des vols de données. Le cas échéant nous prendrons toutes les mesures nécessaires, nous vous aviserons et nous nous conformerons aux obligations législatives, notamment à celles prévues à la LPRPSP. Dans le même ordre d’idée, si vous avez des raisons de croire que vos communications ou vos comptes d’accès avec nous peuvent avoir été compromis, il est important de nous en aviser rapidement en contactant le responsable d’accès à l’information.
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectés et également afin de nous conformer à nos obligations légales et fiscales et selon notre calendrier de conservation établis.
Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels.
Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel soumis à un devoir de confidentialité qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements.
Quels sont mes droits à l’égard de mes renseignements personnels?
La LPRPSP prévoit que vous disposez des droits suivants :
Accès aux informations :
Toute personne pour qui des renseignements personnels sont collectés par le Syndicat peut formuler une demande écrite pour avoir accès aux informations collectées sur eux, et ce, sous réserve des restrictions à l’accès prévu par la loi. La demande écrite doit contenir suffisamment de détails pour permettre au Syndicat de repérer les informations/documents demandés. Le Syndicat dispose alors d’un délai de 30 jours pour traiter votre demande.
Rectification :
Il est de votre responsabilité de nous informer de tout changement relativement à vos renseignements personnels. Si vous souhaitez faire corriger des renseignements personnels contenus à votre dossier qui seraient incomplets ou inexacts, vous devez nous transmettre une demande écrite à cet effet. Le Syndicat dispose d’un délai de 30 jours de la réception pour répondre à la demande.
Retrait du consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels :
En tout temps, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels (exemple : retrait d’une liste de diffusion). Pour vous prévaloir de ce droit, vous devez adresser une demande écrite au Syndicat.
Il faut noter qu’un retrait de consentement peut nous empêcher de vous fournir un service particulier. Nous vous invitons à nous contacter afin d’analyser l’impact du retrait de consentement avant de formuler une telle demande.
Destruction :
Les lois provinciales identifient les situations dans lesquelles une personne peut demander la suppression des renseignements personnels qu’une entreprise détient à son sujet. D’abord, le Code civil du Québec[1] prévoit qu’une personne peut faire supprimer un renseignement « périmé ou non justifié par l’objet du dossier ». La LPRPSP[2] ajoute à cet égard que « la personne concernée peut faire supprimer un renseignement personnel la concernant si sa collecte n’est pas autorisée par la loi ». Cette demande sera formulée par écrit.
[1] Article 40 al. 1 du C.c.Q.
[2] Article 28 de la LPRPSP, chapitre P-39.1, section 1, application et interprétation.
Les moyens technologiques qui recueillent des renseignements personnels
Données échangées automatiquement :
Lorsque vous accédez à notre site web, votre ordinateur et notre serveur échangent automatiquement des données. Cet échange est nécessaire afin que le serveur vous transmette un fichier compatible avec l’équipement informatique que vous utilisez.
Les données échangées sont les suivantes :
- L’identification de votre fournisseur d’accès à Internet;
- Votre adresse IP (adresse numérique qui permet de localiser de façon précise un ordinateur connecté au réseau Internet, exemple : 123.45.67.890);
- Le type de navigateur (exemple : Firefox, Explorer) et de système d’exploitation (exemple : Windows, Mac OS) que vous utilisez;
- Les pages que vous visitez;
- La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;
- L’adresse du site référant, si vous accédez à ce site à partir d’un autre site Web.
La plupart des informations transmises automatiquement entre ordinateurs ne permettent pas de connaître votre identité. Elles ne sont recueillies qu’en raison d’exigences technologiques inhérentes à la navigation sur internet.
La section locale conserve ces données à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites et à connaître les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les adresses des sites référents et le pays d’origine des visiteurs.
Utilisation de témoins (cookies)
Des témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de notre site web. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site. Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.